Notre méthode de travail

Nous réalisons tout notre travail avec des bénéficiaires et des partenaires, qui, grâce à notre financement, militent pour de nouvelles solutions et tirent parti du pouvoir transformateur de la science et de la technologie. Nous nous efforçons de collaborer avec nos bénéficiaires et partenaires dans un esprit de confiance, de communication ouverte et de transparence. Nos efforts collectifs dépendent également du soutien et des ressources des gouvernements, du secteur privé, des communautés et des individus.

Dans chacun de nos pôles, nous définissons des objectifs et des stratégies avant d'allouer des ressources et de réaliser des investissements. Nous recueillons et partageons en permanence des données sur nos progrès, nous réfléchissons aux enseignements tirés et effectuons des ajustements si nécessaire. Le dialogue permanent avec nos bénéficiaires et nos partenaires, qui s’inscrit dans l’ensemble du cycle de vie de notre stratégie, est un élément essentiel de ce processus.

À ce stade de la croissance de la fondation, nos pôles et stratégies sont déjà en place. Chaque année, nous examinons chaque stratégie et ajustons notre plan d’action pour atteindre nos objectifs.

Dans le cadre de chaque stratégie pour laquelle des ressources sont allouées, nous collaborons avec les organisations bénéficiaires et partenaires pour élaborer des propositions qui correspondent à nos priorités stratégiques, ainsi qu’aux objectifs et aux capacités de l’organisation. Une partie importante de ce processus consiste à parvenir à un accord sur ce que le succès représentera pour cet investissement.

Nous utilisons un processus standard en quatre phases pour développer toutes nos subventions et contrats. La durée de chaque phase dépend de la complexité du projet ainsi que de la capacité et de la situation géographique du partenaire potentiel.

Phase 1 : Développement du concept. Nos responsables de programme sont des experts dans leur domaine. Ils s’efforcent d’identifier des idées qui soutiennent nos priorités stratégiques, en consultation avec leurs collègues de la fondation, des chercheurs, des décideurs politiques et d'autres partenaires dans le domaine. Cette phase se termine par une décision interne indiquant qu’un concept est conforme à une stratégie et que nous devons poursuivre son développement.

Phase 2 : Pré-proposition. Nous utilisons différents moyens pour explorer et affiner les concepts, avec l’aide d’organisations sur le terrain. Quelle que soit l’approche, nous nous engageons à comprendre le point de vue des autres afin de mieux façonner le projet proposé. Cette phase se termine par la décision de solliciter une proposition de subvention ou de contrat.

• Sollicitation directe. Lorsqu’une organisation est bien placée pour réaliser le travail, nous sollicitons directement une note conceptuelle ou une proposition au stade préliminaire.
• Discussion. Dans certains cas, nous invitons une ou plusieurs organisations à discuter du concept avec nous et à explorer leur intérêt ainsi que leur capacité à entreprendre le travail. Si l’organisation dispose de l'expertise, de la capacité et de l'intérêt nécessaires, nous l’invitons à soumettre une note conceptuelle ou une proposition.
• Appel d’offres (RFP) : Lorsque nous souhaitons élargir notre réseau ou financer plusieurs organisations pour un projet, nous pouvons émettre un RFP. Les RFP publics sont publiés sur notre site internet ; les RFP privés sont adressés à des organisations spécifiques.

Phase 3 : Développement de l'investissement. Nous fournissons aux candidats des directives et des modèles pour l’élaboration d’une proposition et d’un budget. Un responsable de programme examine les documents soumis avec des experts internes, et, parfois, externes, et travaille avec le candidat pour intégrer les recommandations. Nous procédons également à une vérification préalable, confirmons le statut fiscal de l’organisation candidate, déterminons comment structurer l'opération et évaluons les risques. Nos équipes d'analyse juridique et financière peuvent également participer à cette phase.

Les propositions d'investissement sont examinées à différents niveaux, avec des degrés de revue plus complexes pour les subventions et les contrats. Un responsable de la fondation prend la décision finale quant au financement de la subvention ou du contrat proposé. Avant que les activités financées puissent commencer, la fondation et l’organisation partenaire signent un accord incluant les résultats escomptés, les objectifs, les étapes ou les rapports à fournir, ainsi qu'un calendrier de paiement.

Phase 4 : Gestion et clôture. Pendant la durée de vie d’un investissement, le responsable de programme et le bénéficiaire ou le partenaire discutent de leur collaboration et assurent une communication constante pour évaluer les progrès et les obstacles liés au travail en cours. En maintenant des interactions de qualité et une communication claire et cohérente, ils sont en mesure de partager leurs retours régulièrement. Il arrive qu’un responsable de programme ou un membre du personnel de la fondation participe à des comités consultatifs, et, à l’occasion, siège au conseil d’administration de l’organisation.

À la fin du projet, le bénéficiaire ou partenaire travaillera avec le responsable de programme pour soumettre un rapport final résumant les résultats obtenus et les enseignements tirés.

Nous structurons les subventions de manière à ce qu’elles soient cohérentes d'un point de vue financier tout en finançant les partenaires pour le coût de production de résultats, dans le cadre d’un dialogue ouvert et honnête sur les ressources nécessaires. Lors du développement des propositions de subventions, nous essayons d’obtenir une compréhension complète et précise du coût total de la mise en œuvre efficace et efficiente du projet.

Afin d'accélérer la recherche et de développer une capacité de recherche durable, la Fondation Bill & Melinda Gates revoit périodiquement son modèle de financement pour les universités et les autres partenaires de recherche. Il est important pour nous que nos bénéficiaires comprennent notre modèle de financement actuel par rapport aux différentes approches adoptées par d'autres bailleurs de fonds. Contrairement au gouvernement fédéral, les fondations ont la flexibilité de comptabiliser les frais de fonctionnement et administratifs (F&A) ou les « coûts indirects » comme des « coûts directs ». Par exemple, la gestion de projet, les frais de laboratoire et les frais de données informatiques liés à un projet spécifique sont autorisés en tant que coûts directs dans le cadre d’une subvention de la Fondation Gates. Ainsi, une analyse détaillée est nécessaire pour comparer avec précision une subvention de la Fondation Gates à une subvention financée par une autre entité. Les détails concernant notre politique de frais indirects pour les bénéficiaires sont disponibles ici.

Dès le début du processus d’octroi de de subventions, nos experts, parmi lesquels des dirigeants exécutifs, des directeurs et des responsables de programme, travaillent avec les bénéficiaires et d’autres partenaires pour définir les résultats globaux que nous espérons obtenir et les données nécessaires pour mesurer ces résultats.

Pour donner à nos partenaires une certaine souplesse dans la manière dont ils obtiennent des résultats, nous ne leur demandons pas de rendre compte de toutes leurs activités. Nous nous concentrons plutôt sur la mesure des indicateurs de progrès les plus critiques qui favorisent un apprentissage, un ajustement et une coordination continus. Cependant, la nature et la fréquence des mesures dépendent du type de travail. Par exemple, les projets de recherche scientifique peuvent être mesurés différemment des efforts visant à élargir la couverture vaccinale.

L’évaluation est un autre outil d'apprentissage collaboratif qui nous fournit, ainsi qu'à nos partenaires, des retours nous permettant d’améliorer, d’ajuster et de déterminer la meilleure manière d’atteindre les objectifs. Nous travaillons pour nous assurer que nos partenaires disposent de la capacité et du soutien nécessaire pour générer des preuves de qualité.

Notre politique d'évaluation définit les paramètres de l’évaluation et explique comment et pourquoi nous l'utilisons, ainsi que les cas où une variation est justifiée. Nous reconnaissons le débat en cours sur les méthodes d'évaluation dans de nombreux domaines dans lesquels nous travaillons. Nous évitons les prescriptions uniformes et nous nous efforçons de faire de l’évaluation sélective et de qualité une partie intégrante de notre travail.